Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Cloud Group Oy (y-tunnus: 3448980-1) käsittelee henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti. Seloste koskee henkilötietojen käsittelyä mm. verkkopalveluissamme, Cloud One -palvelussa ja Cloud One Mobile -sovelluksessa, asiakassuhteiden ja markkinoinnin yhteydessä sekä työnhakijoiden ja muiden sidosryhmien osalta.

1. Rekisterinpitäjä

Cloud Group Oy
PL 20, 00621 HELSINKI
[email protected]

2. Tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö

Mikko Aaltonen
[email protected]

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakassuhteiden hoito ja asiakasviestintä
• Palveluiden ja tuotteiden toimittaminen, kehittäminen ja tukeminen
• Cloud One -palvelun ja Cloud One Mobile -sovelluksen toimintojen tuottaminen: työajan kirjaaminen ja sen kohdentaminen työkohteeseen, kilometrikorvausten kirjaaminen, työvuorojen hallinta, viestintä, tarviketilaukset ja siivouksen laadunvalvonta
• Laskutus ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen
• Markkinointi ja uutiskirjeiden lähettäminen
• Rekrytointiprosessien hoitaminen
• Lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten noudattaminen

Käsittelyperusteita ovat:

• Sopimuksen täytäntöönpano (GDPR 6.1.b)
• Lakisääteiset velvoitteet (GDPR 6.1.c)
• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6.1.f)
• Suostumus (GDPR 6.1.a), erityisesti suoramarkkinoinnin ja uutiskirjeiden osalta

Cloud One -palvelussa ja Cloud One Mobile -sovelluksessa käsiteltäviä tietoja ei käytetä mainontaan eikä profilointiin.

4. Rekisteröityjen ryhmät

• Yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden edustajat
• Yksityisasiakkaat ja palveluiden käyttäjät
• Asiakkaidemme työntekijät Cloud One -palvelun ja Cloud One Mobile -sovelluksen käyttäjinä
• Verkkosivuston kävijät ja uutiskirjeen tilaajat
• Työnhakijat
• Henkilöstö ja alihankkijat (siltä osin kuin soveltuu)

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoryhmiä:

• Nimi, asema, organisaatio
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Sopimus- ja laskutustiedot
• Tunnistetiedot ja kirjautumistiedot
• Käyttö- ja lokitiedot palveluista
• Työhakemuksiin liittyvät tiedot (ansioluettelo, hakemus, arvioinnit)
• Mahdolliset suostumukset ja kiellot

5.1 Cloud One Mobile -sovelluksessa käsiteltävät tiedot

Cloud One Mobile -sovellus käsittelee edellä kuvattujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja:

Sijaintitiedot. Sovellus kerää laitteen tarkkaa sijaintia (GPS) kahteen tarkoitukseen. Työajan kirjauksen yhteydessä sovellus tarkistaa sijainnin kertaluonteisesti varmistaakseen, että kirjaus tehdään työkohteen alueella (geofence); sijaintia ei seurata jatkuvasti. Kilometrikirjauksissa sovellus kerää sijaintipisteitä kuljetun matkan ja reitin laskemiseksi myös sovelluksen ollessa taustalla. Kerääminen alkaa vain käyttäjän itse käynnistäessä matkan tallennuksen ja päättyy, kun käyttäjä lopettaa sen. Sovellus kertoo taustasijainnin keräämisestä erillisellä ilmoituksella ennen ensimmäistä tallennusta, ja kerääminen edellyttää käyttöjärjestelmän sijaintilupaa.

Valokuvat ja liitteet. Käyttäjä voi liittää kuvia ja tiedostoja kirjauksiin, tilauksiin ja laatukiertoihin. Kuvia käsitellään vain käyttäjän itse lisätessä niitä.

Laitetiedot. Push-ilmoituksia varten tallennetaan laitteen ilmoitustunniste (push-token), alusta (iOS/Android) ja sovelluksen kieliasetus.

6. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi tai lain edellyttämällä tavalla. Säilytysajat voivat vaihdella esimerkiksi sopimussuhteen tai rekrytointiprosessin keston mukaan.

Cloud One -palvelun osalta tarkennuksena: palvelussa ei ole käytössä automaattista tietojen poistoa minkään kiinteän ajanjakson jälkeen. Palveluun syötetyt asiakas- ja työntekijätiedot säilyvät niin kauan kuin asiakkaan tili on aktiivinen, ja ne pysyvät tallennettuina kunnes asiakas poistaa ne manuaalisesti tai asiakkaan tili suljetaan. Asiakas vastaa itse sellaisten tietojen poistamisesta, joita ei enää haluta säilyttää.

Jokaisella asiakkaalla on mahdollisuus poistaa oma tilinsä palvelusta sekä yksittäisten työntekijöiden tiedot milloin tahansa.

Tietokannan päivittäiset varmuuskopiot säilytetään 30 vuorokauden liukuvalla periaatteella, ja ne ylikirjoitetaan automaattisesti tämän ajan jälkeen.

Palveluntarjoaja ei muutoin säilytä henkilötietoja pidempään kuin edellä on kuvattu, paitsi mikäli sovellettava lainsäädäntö sitä edellyttää (esimerkiksi Suomen kirjanpitolainsäädäntö voi edellyttää tiettyjen palkanlaskentaan liittyvien tietojen säilyttämistä pidempään asiakkaan, rekisterinpitäjänä, toimesta).

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään pääasiassa:

• Rekisteröidyltä itseltään (esim. verkkolomakkeet, asiakasyhteydenotot, Cloud One Mobile -sovelluksen käyttö)
• Asiakassuhteen tai muun sopimuksen yhteydessä
• Julkisista lähteistä ja rekistereistä (esim. kaupparekisteri)
• Evästeiden ja analytiikan avulla verkkosivustolta

8. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa:

• Palveluntarjoajille, jotka käsittelevät tietoja Cloud Group Oy:n lukuun (esim. IT-palvelut, laskutus)
• Viranomaisille lakisääteisissä tilanteissa

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirto on tarpeen, varmistetaan riittävä tietosuojan taso esimerkiksi EU:n mallisopimuslausekkeiden avulla.

9. Evästeet ja analytiikka

Sivustomme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita palvelun kehittämiseksi, käyttökokemuksen parantamiseksi sekä kävijäanalytiikkaa ja kohdennettua mainontaa varten. Käyttäjä voi hallita evästeasetuksia selaimensa kautta.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on mm. seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa
• Oikeus tietojen oikaisuun tai poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen
• Oikeus peruuttaa suostumus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Tietopyynnöt tulee toimittaa sähköpostitse osoitteeseen: [email protected] tai [email protected]

11. Tietoturva

Tietoja käsitellään huolellisesti ja suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille, joilla on työnsä puolesta oikeus niitä käsitellä. Cloud One Mobile -sovelluksen ja palvelimen välinen tietoliikenne on salattu (HTTPS/TLS).