Helsingin Kiinteistöpalvelu Oy modernisoi työajanseurannan ja raportoinnin Cloud ERP:n avulla

Helsingin Kiinteistöpalvelu Oy tarjoaa kiinteistöhuollon palveluja taloyhtiöille ja liikekiinteistöille Helsingissä ja Vantaalla. Yrityksen perustajat, Vesa ja Päivi Koppi, yhdistivät osaamisensa vuonna 2009 kiinteistöhuollon ammattilaisina. Pienestä toiminimestä kasvoi vuosien varrella vakaa ja arvostettu osakeyhtiö, jonka sitoutunut tiimi tuntee jokaisen kohteensa kuin omat taskunsa.

Yritys panostaa jatkuvasti kalustoonsa ja toiminnan kehittämiseen – ja viimeisimpänä askeleena myös digitaalisiin työkaluihin, joilla haluttiin tehostaa arkea ja vähentää manuaalista työtä.

Lähtötilanne: paperilaput jäivät historiaan

Ennen Clean Cloud -tuoteperheen Cloud ERP -järjestelmän käyttöönottoa työaikatiedot kirjattiin perinteisesti paperilomakkeille ja tallennettiin manuaalisesti pilvipalveluun. Menettely oli työläs ja vei aikaa sekä työntekijöiltä että hallinnolta, ja työaikojen oikeellisuutta jouduttiin toisinaan tarkistamaan jälkikäteen.

Näiden haasteiden vuoksi yrityksessä päätettiin ottaa käyttöön Clean Cloud -tuoteperheen Cloud ERP työnhallinnan tehostamiseen ja työajanseurannan modernisointiin.

“Halusimme siirtyä nykyaikaan. Meillä oli käytössä paperinen tuntikirjauslomake ja halusimme siirtyä mobiilisovelluksen käyttöön. Mietin aluksi, miten työntekijät ottavat sen vastaan – mutta huoli oli turha. Käyttöönotto oli helppoa ja sovellus toimii kaikilla,”

kertoo Päivi Koppi, Helsingin Kiinteistöpalvelu Oy:stä.

Käyttöönotto: nopea ja sujuva siirtymä

Cloud ERP otettiin käyttöön nopeasti: aloituspalaverin jälkeen ohjelmisto oli käytössä jo seuraavalla viikolla. Käyttöönotto sujui odotettua helpommin, ja työntekijät omaksuivat mobiilisovelluksen käytön vaivattomasti.

Sovelluksen valikko muokattiin yrityksen toiveiden mukaan mahdollisimman yksinkertaiseksi, mikä teki päivittäisestä käytöstä sujuvaa sekä kentällä että hallinnossa.

Konkreettiset hyödyt: aikaa ja rahaa säästöön

Cloud ERP on tuonut Helsingin Kiinteistöpalvelu Oy:lle useita konkreettisia hyötyjä arjen tekemiseen:

● Ajansäästö: Hallinnollinen työ on vähentynyt, ja yritys säästää arviolta yli 10 työtuntia kuukaudessa.
● Reaaliaikaisuus: Kaikki työaikakirjaukset näkyvät heti hallintapaneelissa ilman paperilappuja tai skannaamista.
● Tarkkuus ja läpinäkyvyys: Mobiilisovelluksen sijaintitoiminto varmistaa, että työ alkaa oikeassa kohteessa.
● Virheiden ja myöhästelyjen väheneminen: Työajan todennus tekee kirjaamisesta täsmällistä ja oikeudenmukaista.

“Ohjelmiston hinta maksaa nopeasti itsensä takaisin, kun työajan todennus ja raportointi ovat tarkkoja. Työntekijät ovat myös ajallaan kohteessa – se näkyy heti toiminnan sujuvuudessa,”

kertoo Päivi Koppi.

Kokonaiskokemus: moderni työkalu helpottaa arkea

Cloud ERP on modernisoinut Helsingin Kiinteistöpalvelu Oy:n päivittäistä toimintaa. Paperiset tuntilaput ovat jääneet historiaan, raportointi hoituu automaattisesti ja hallinnon työmäärä on keventynyt merkittävästi.

Järjestelmä on helpottanut niin työnjohdon kuin kenttähenkilöstön arkea ja tuonut läpinäkyvyyttä koko organisaatioon. Yhteistyö ohjelmistotoimittajan kanssa on koettu sujuvaksi ja mutkattomaksi.

“Yhteistyö on ollut helppoa ja mutkatonta. Olette olleet helposti tavoitettavissa ja asiat hoidetaan heti. Suosittelen ohjelmistoa ehdottomasti muille kiinteistöalan yrityksille,”

Päivi Koppi summaa.